《滨州市实物档案管理办法》征求意见稿

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    社会各界:

    为贯彻落实《山东省行政程序规定》,进一步增加规范性文件制定的透明度,提高规范性文件质量,增强规范性文件的地方特色和可操作性,现将《滨州市实物档案管理办法(征求意见稿)》向全社会广泛征求意见。欢迎社会各界通过来信来函、发送电子邮件等方式,提出意见和建议。对大家的意见和建议,我们将认真研究、论证和吸收。征求意见的截止日期为2018年6月28日。

    联系单位:滨州市人民政府法制办公室;

    通讯地址:滨州市滨城区黄河六路365号;

    邮编:256603;

    电子邮箱:bzfzbfgk@163.com;

    联系电话:(0543)3163079传真:(0543)3163079

    2018年6月28日


    《滨州市实物档案管理办法》

    (草案)


    第一章  总则

    第一条  为加强实物档案的收集、整理、保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》《山东省档案条例》等法律法规,结合我市实际,制定本办法。

    第二条  本办法适用于本市行政区域内各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织。

    第三条  本办法所称实物档案,是指机关、企事业单位、社会团体及个人在公务活动中形成和获得的,以物品形式为载体,记录和代表特定内容的,具有保存和参考利用价值的特定有型物品。

    第四条  市、县(区)档案行政管理部门负责对本行政区域内实物档案管理工作的监督和指导。

    第二章  收  集

    第五条  实物档案的归档范围: 

    1、 本单位或个人在公务活动中获得的属于单位的荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、牌匾等;

    2、 本单位或个人在公务活动中获赠的纪念品、礼品;

    3、 上级领导或知名人士给单位的题词、字画、工艺品、牌匾等;

    4、 本单位主办或承办的重大活动中形成的凭证性实物,包括活动标志、会旗、吉祥物、证件、证书、奖章、奖牌、纪念品、宣传品、首日封、纪念邮票、赠送的礼品、临时组织机构印章等。留存原件或样品(板)。

    5、本单位停止使用的印章、钢印、门牌等。

    6、本单位的产品样本。

    7、其它有重要保存利用价值的职务行为实物。  

    第六条  实物归档应遵循以下要求:

    (一)获得的实物档案,应在获得30日内向本单位档案部门移交;本单位主办或承办的重大活动形成的实物,要在活动结束后60日之内,连同其它门类档案一并向本单位档案部门移交;单位停止使用的印章、钢印、门牌等,产品样本、其它职务行为实物及时向本单位档案部门移交。

    如果确需在相关部门暂时使用的,应先向档案部门办理归档、拍照、登记等手续后,再办理借用手续。

    (二)归档实物应有明确的主题和时间,没有主题和时间的应在移交时由移交部门或个人以书面形式进行说明。

    (三)归档的实物应保持整洁,完好无损。

    (四)移交部门和个人应对其所移交的实物档案真实性、完整性负责。 

    第七条  实物档案的移交,按照“谁获得谁移交”的原则。 

    第八条  移交实物档案时,应办理移交手续,清点校验无误后交接双方在移交清册上签字。

    第九条  属于进馆范围的实物档案,应随本单位其他门类档案定期向国家综合档案馆移交,或按国家综合档案馆要求随时移交。

    第三章  整 理

    第十条 实物档案的分类。根据单位每年实物档案产生的数量决定类目的设置。一般按实物形状分类,分为平面实物类、立体实物类;数量多的,可以按实物名称分类,如证书类、奖状类、锦旗类、奖杯类等。数量少的单位,可以不再分属类。

    第十一条 实物档案的排列与编号。每一类内的实物档案按形成时间先后排列,以“件”为单位,按一件一号原则从“1”开始编制件号。成套实物为“1”件,但要编写分件号,如:5.3-1,表明件号5有3件组成,第1件。

    第十二条 在实物档案上粘贴归档标签,固定排列顺序。标签粘贴位置以不影响实物档案品相为宜。标签项目有类别名称(或分类号)、时间、件号、参见号。

    第十三条 归档标签的书写材料和载体材料应符合长期保存的要求;归档标签与实物粘贴要结实,不易脱落。 

    第十四条 编制实物档案分类目录。实物档案目录包括档号、题名、实物来源、形成时间、保管期限、名称、参见号、备注等项目。

    1、档号:填写实物的档号。没有赋予分类号的填写件号。 

    2、题名:填写实物代表的主题意思,如“滨州市综合治理先进单位”。

    3、实物来源:填写实物颁发、来源单位。

    4、形成时间:填写实物颁发时间。精确到年月日;无日者精确到月,无日月者精确到年。

    5、保管期限:分为永久、30年、10年,或参照相对应的其它门类档案保管期限而定。 

    6、名称:填写实物档案的名称。如:证书、奖状、锦旗、奖杯。 

    7、参见号:实物对应的其他门类档案编号。

    8、备注:填写需要说明的其它事项。

    目录封面内容:单位名称、实物档案类目名称。

    第四章 保 管

    第十五条 实物档案应设专柜单独存放保管,对贵重和易碎、易损的实物档案,要采取相应措施确保安全,移出库房必须要履行登记签字手续。 

    第十六条 实物档案应定期清点,做到账物一致,发现问题立即查对,及时处理。 

    第十七条 实物档案应保持整洁,定期除尘,但不可用力擦拭,避免褪色、磨损,确保实物档案完好无损。出现破损迹象的要进行复原修补。

    第十八条 实物档案应拍摄照片留存,并将形成的照片按《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)要求整理归档。两者之间要建立准确的标识对应关系。

    第十九条 平面实物宜平铺存放,奖状可卷成筒状保管,锦旗也可卷成筒状保管或折叠保管。建立荣誉室或展厅的可以按实地要求摆放。

    第五章 利  用

    第二十条 利用实物档案,必须按照单位档案利用制度规定严格履行登记手续。 

    第二十一条 归还实物档案时,档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查,核查无误后方可接收。如发现损坏,应立即向单位领导汇报,按照有关制度规定追究责任,并及时修补完善。

    第二十二条  珍贵的或不易搬动的实物档案,提供实物档案照片使用。

    第六章 奖惩

    第二十三条  任何单位、部门或个人不得将实物损毁、私存或转送他人、倒卖、占有。违者根据实物档案的价值、数量、和情节轻重,依据《中华人民共和国档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》给予处罚、处分。构成犯罪的,依法追究刑事责任。

    第七章 附则

    第二十四条 本办法由滨州市档案局负责解释。

    第二十五条  本办法有效期   年 月 日至 年 月 日。


    《滨州市实物档案管理办法》(草案)

    起草说明


    根据《中华人民共和国档案法》《山东省档案条例》等法律法规要求以及市规范性文件制发计划,我局起草了《滨州市实物档案管理办法》(草案)(以下称《办法》),《办法》主要针对我市实物档案的管理和利用现状及存在的问题,制定适应我市档案工作实际的实物档案管理办法,以保障我市实物档案的收集、整理、保管和利用工作的有序进行。现将有关情况说明如下:

    一、出台《办法》的目的和必要性

    多年来,档案部门一直强调实物档案的收集、整理,规模单位,每年获得的荣誉多,领取的奖牌、奖杯、锦旗多,建立了荣誉室,实物档案得到较好的保管。但多数小规模单位,每年获得的荣誉、领取的奖牌、奖杯、锦旗相对较少,不注重实物档案的保存、管理,多年后,逐渐丢弃。为此,市档案局为进一步规范全市各单位实物档案的收集整理,明确实物档案的范围、内容,确保实物档案的齐全完整,对实物档案的收集、整理、保管、利用、移交等进行规定,同时使各单位建立实物档案有依据,须制定《滨州市实物档案管理办法》。

     二、《办法》的起草以及主要内容

    市档案局立足我市档案工作实际,依据《中华人民共和国档案法》《山东省档案条例》等法律法规,在系统研究有关信息资料、借鉴兄弟单位相关立法及充分征求意见和进行论证的基础上,起草了《滨州市实物档案管理办法》(草案),并广泛征求了相关单位的意见和建议。《办法》共七章,二十五条,主要包含了实物档案范围,实物档案收集、整理、保管、利用、奖惩等内容。


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